Offres d’emploi



Adjointe administrative - fondation

Région de Québec

Notre client est une Fondation qui a pour mission de promouvoir la philanthropie pour le mieux-être de la communauté en accueillant des dons, en créant des fonds philanthropiques et en attribuant des aides financières pour toutes les causes, et ce, de manière pérenne. Elle gère un actif philanthropique en constante croissance depuis maintenant 30 ans, actif qui se chiffrait en 2018 à plus de 85 M$, dont plus de 26 M$ de fonds sous gestion sont associés à des programmes spéciaux afin de soutenir des organisations de la région de Québec, de la Chaudière-Appalaches et de ses environs.

L’adjointe administrative relève de la direction générale et travaille en collaboration avec les autres secteurs de la Fondation.

Description de tâches

  • Effectuer les tâches liées à l’accueil physique des clients et visiteurs de la Fondation ainsi que de répondre aux demandes téléphoniques, de prendre les messages et de les rediriger au personnel de la Fondation;
  • Apporter un soutien aux opérations et dans certaines tâches du personnel de la Fondation;
  • Effectuer des entrées dans la base de données;
  • Produire et recevoir de la correspondance; effectuer des fusions de lettres pour envoi massif auprès des clients; faire la mise en enveloppe et timbrer;
  • Mettre à jour les dossiers, numériser les documents officiels et en effectuer le classement dans le pare-feu et dans le dossier informatique de la Fondation;
  • Soutenir la personne en charge des réunions d’affaires et des réunions des différents Comités de la Fondation;
  • Produire à l’occasion, diverses lettres ou documents nécessaires à la direction générale ou son adjointe;
  • Effectuer les diverses commandes de papeterie/matériel et en tenir l’inventaire;
  • Effectuer les appels de services auprès des différents gestionnaires (immeuble, matériel informatique, nettoyage, etc.);
  • Maintenir à jour le manuel d’utilisation des équipements (téléphone, imprimante, timbreuse -gestion des paiements des timbres, gestion du branchement pour conférences par ZOOM);
  • Effectuer la gestion du système d’alarme central, sous la supervision d’un membre du personnel de la Fondation;
  • Effectuer la gestion du calendrier des opérations de la Fondation;
  • Effectuer la gestion et la mise à jour différentes boîtes courriel génériques;
  • Effectuer la supervision des bénévoles lors de leur présence à la Fondation;
  • À la demande de la direction générale, effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec son champ de compétences. 


Qualité et compétences requises   

  • Attitude positive et courtoise à l’égard des clients et visiteurs;
  • Excellent sens de l'organisation;
  • Flexibilité et autonomie;
  • Aptitudes pour la communication et le travail d'équipe;
  • Rigueur, autonomie et capacité de jugement;
  • Esprit d’analyse et de synthèse;
  • Fiabilité et sens des responsabilités;
  • Aimer les tâches variées. 


Compétences professionnelles

  • Formation en technique administrative (ou tout autre équivalent);
  • Grande aisance avec la technologie de l’information (TI);
  • Maîtrise des logiciels de la suite MS Office, en particulier Outlook;
  • Maîtrise d’un logiciel comptable, un atout;
  • Maîtrise de la gestion de la téléphonie et prise de rendez-vous;
  • Connaissance du logiciel ProDon, un atout;
  • Bonne capacité relationnelle et diplomatie (accueil et téléphone);
  • Capacité de travailler en équipe;
  • Très bon français tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Anglais écrit et parlé, un atout. 


Expériences requises

  • Expérience comme agent ou agente à l’accueil;
  • Expérience en bureautique et administration;
  • Expérience au sein d’une équipe multidisciplinaire ou dans un environnement de travail; communautaire, un atout. 


Condition de travail

  • Salaire : basé selon les politiques en vigueur;
  • Poste : temps plein régulier de 35 heures par semaine avec disponibilité aux événements spéciaux;
  • Date d’entrée en fonction : dès que possible.
Veuillez prendre note que nous communiquerons avec les personnes dont les candidatures seront sélectionnées. L’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du texte. Action Compétence et ses clients pratiquent l’équité en matière d'emploi.


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